7 Cara Mengatur Shift Karyawan Pabrik yang Efektif

JAKARTA - Sistem HR memiliki peran penting ketika mengatur shift karyawan pabrik dengan efektif. Di dalam lingkungan manufaktur yang dinamis, pengelolaan waktu kerja karyawan adalah hal krusial untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. 

Salah satu solusi alternatif untuk operasional HR di perusahaan manufaktur adalah menggunakan perangkat lunak, seperti HRIS, yang dirancang khusus untuk mengatur jadwal shift, memantau kehadiran, dan mengelola cuti karyawan secara efisien. 

Dengan HRIS (Human Resource Information System), perusahaan dapat mengoptimalkan penugasan shift, mengurangi potensi konflik jadwal, dan meningkatkan kepuasan karyawan, yang pada akhirnya akan mendukung pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.

• Hyundai Jadi Produsen Mobil Listrik Terlaris di Indonesia
• Seolah Tak Takut dengan AS, Huawei Rilis Ponsel dengan Produsen Chip Terkemuka di Tiongkok
• Pertamina Bangun Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi di Muara Enim

Tips Mengatur Shift Karyawan agar Efektif

1. Kenali Kebutuhan

Sebelum menentukan jenis jadwal shift yang akan digunakan, penting untuk memahami kebutuhan Anda. Ini meliputi jumlah karyawan yang diperlukan, volume pekerjaan yang akan dihadapi, serta observasi atau data historis untuk mengidentifikasi periode dengan tingkat aktivitas tinggi yang memerlukan tenaga lebih. 

Informasi ini akan menjadi landasan yang berguna dalam menentukan jadwal shift yang optimal untuk tim Anda.

2. Perjelas Kebijakan Shift di Perusahaan

Agar lebih jelas, penting untuk merinci kebijakan pertukaran shift Anda. Dengan memiliki pedoman yang terstruktur, Anda dapat menghindari kebingungan yang mungkin terjadi. 

Tanpa kerangka yang jelas, karyawan bisa saja tidak tahu jadwal baru mereka atau mungkin terlibat dalam tugas yang tidak sesuai dengan keahlian mereka. Prinsip umum yang baik adalah meminta pertukaran shift tepat waktu (segera setelah jadwal tersedia, jika memungkinkan) dan menjelaskan konsekuensi yang mungkin timbul jika karyawan gagal memenuhi komitmen mereka terkait pertukaran shift.

3. Minta Saran Dari Karyawan

Langkah ketiga adalah menetapkan shift kepada karyawan berdasarkan pilihan jadwal yang telah Anda tentukan. Penting untuk memperhatikan preferensi karyawan dalam hal ini. 

Meminta masukan dari mereka mengenai perubahan yang mereka inginkan atau shift yang mereka rasa cocok adalah langkah yang sangat bermanfaat. Sebagai contoh, sebagian karyawan mungkin lebih suka bekerja pada shift malam, sementara yang lain mungkin lebih termotivasi pada shift pagi. 

Mengambil masukan ini tidak hanya membuat karyawan merasa dihargai, tetapi juga dapat meningkatkan semangat tim dan membantu meningkatkan tingkat retensi karyawan.

4. Manfaatkan Perangkat Lunak

Ada berbagai jenis perangkat lunak yang dapat Anda manfaatkan untuk mempersiapkan dan mendistribusikan jadwal shift. Pertimbangkan untuk mengadopsi perangkat lunak ini guna mengotomatisasi sejumlah proses, termasuk pembuatan jadwal mingguan. 

Beberapa perangkat lunak juga menawarkan beragam template jadwal karyawan, menyederhanakan pengelolaan perubahan jadwal, dan menyediakan alat komunikasi yang efisien. 

Pastikan untuk melakukan penelitian mendalam terkait berbagai pilihan perangkat lunak agar Anda dapat menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan Anda.

5. Menjaga Keteraturan dalam Pengaturan Shift

Pengorganisasian menjadi kunci dalam perencanaan shift yang efektif. Setelah semua informasi terkumpul dalam satu tempat yang mudah diakses, pastikan untuk menetapkan peran dan tanggung jawab bagi semua karyawan sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dan apa yang diharapkan dari mereka.

Salah satu alasan utama mengapa spreadsheet sering tidak efisien, terutama dalam perusahaan besar, adalah risiko terjadinya berbagai jadwal yang terbagi atau perubahan yang tidak sah. 

Mengadopsi sistem jadwal online yang dapat disesuaikan dengan persetujuan dari supervisor akan menghilangkan masalah tersebut sepenuhnya, menghindari kebingungan, dan menjaga segalanya tetap terorganisir dengan baik.

• 3 Cara Mengembangkan Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja
• ESG Award : Bank Tabungan Negara (BTN) Sukses Sabet Penghargaan TrenAsia ESG Award 2023
• Penuhi Seluruh Aspek ESG, Alfamart (AMRT) Terima Penghargaan TrenAsia ESG Award 2023

6. Fleksibel

Ketika merencanakan shift, fleksibilitas adalah faktor penting yang harus dipertimbangkan. Meskipun ada tips yang dapat membantu memastikan keberhasilan perencanaan shift, terkadang situasi darurat atau perubahan yang tiba-tiba dapat terjadi di luar kendali. 

Dalam kasus seperti itu, manajer harus memiliki rencana cadangan atau daftar karyawan yang siap dihubungi untuk mengisi posisi yang kosong dengan cepat. Meskipun sebagian besar pekerjaan tidak harus selesai pada hari yang sama, beberapa industri mungkin memerlukan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi dalam menghadapi keadaan darurat. 

Oleh karena itu, mempertimbangkan kemungkinan perubahan mendadak dan bagaimana mengatasinya menjadi aspek penting dalam perencanaan shift yang sukses.

7. Evaluasi Jadwal dengan Berkala

Setelah menjalankan jadwal shift, penting untuk secara rutin mengevaluasi kinerjanya. Pertimbangkan sejauh mana jadwal tersebut mampu mengakomodasi periode dengan aktivitas tinggi dan preferensi karyawan. 

Gunakan metrik seperti tingkat produksi untuk menilai produktivitas karyawan. Data dan informasi ini akan berguna dalam menyesuaikan jadwal shift sesuai kebutuhan, memastikan bahwa jadwal tersebut berfungsi optimal untuk tim atau departemen Anda. Dengan evaluasi berkala, Anda dapat terus meningkatkan efektivitas sistem shift yang telah Anda terapkan.

Solusi HRIS untuk Perusahaan Manufaktur

Dalam perencanaan shift kerja, penggunaan HRIS yang sesuai dengan kebutuhan industri ialah faktor utama. Mekari Talenta adalah salah satu contoh solusi HRIS yang tepat untuk perusahaan manufaktur. Sistemnya dikembangkan online dan berbasis cloud yang dapat mengelola jam kerja karyawan di berbagai lokasi, termasuk pabrik. 

Dengan sistem yang terotomatisasi dan integrasi data antar berbagai modul, seperti absensi dan payroll, perusahaan manufaktur dapat menghindari kebingungan dalam pengelolaan jadwal kerja karyawan dan memastikan data kehadiran yang lebih akurat melalui teknologi seperti Face Recognition dan GPS Tracking. 

Selain itu, perangkat ini memungkinkan manajemen kebijakan yang disesuaikan dengan regulasi pemerintah, mengoptimalkan alokasi manpower dengan multiple shift management, dan meningkatkan kedisiplinan kerja. 

Dengan Mekari Talenta, kompleksitas dalam mengelola jadwal kerja dapat dihilangkan, dan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksi serta menjaga konsistensi dengan peraturan yang berlaku.

Apabila Anda tertarik untuk mengelola jam kerja untuk karyawan office, pabrik dan lapangan dari satu dashboard online, pertimbangkan untuk menggunakan Mekari Talenta sebagai salah satu solusi terbaik.