Dua Kunci Utama Meeting yang Efektif

JAKARTA - Meeting adalah bagian penting dari keberlangsungan bisnis yang tidak bisa dihindari. Banyak orang berkeyakinan bahwa meeting membantu agar komunikasi berjalan dengan baik, informasi tersampaikan, dan kolaborasi tim akan terbangun.

Namun pada kenyataannya, terlalu banyak meeting juga menjadi masalah tersendiri bagi karyawan. Penelitian yang dilakukan oleh situs transkripsi Otter.ai, menunjukkan bahwa 65% karyawan mengeluh bahwa meeting menghambat produktivitas mereka, sementara 35% mengatakan bahwa mereka menghabiskan hingga lima jam seminggu dalam meeting yang tidak banyak membantu pekerjaan mereka atau kesuksesan perusahaan. 

Lalu bagaimana cara membuat meeting tetap efektif?

• OJK: Fintech Lending Bisa Tetap Salurkan Kredit Konsumtif, Tapi Harus Hati-hati
• Beri Ruang Terbuka, Erajaya Swasemba Perkenalkan 2 Direksi Milenial
• Pertamina Bersiap Kembangkan Bisnis Carbon Capture dan LNG

Sarah Marrs, seorang psikolog industri dan organisasi di Psychology Today menyebut hanya ada dua kunci utama meeting yang efektif. Yaitu pemimpin meeting yang baik dan tujuan yang jelas. 

Pemimpin Meeting yang Baik

Menurut Marrs, pemimpin meeting yang efektif akan menjelaskan bagaimana meeting akan berjalan termasuk memberikan kesempatan anggota meeting untuk memberikan feedback “Pemimpin meeting yang baik melibatkan perilaku seperti membuka peluang bagi pertanyaan dan masukan,” paparnya. 

Memulai meeting tepat waktu atau bahkan lebih awal juga menjadi kunci meeting efektif yang tidak bisa dihindari. 

Terakhir, mereka juga bisa memparafrase feedback untuk menggarisbawahi poin-poin penting dan menambah kejelasan. 

Notulensi meeting juga baiknya dibacakan di akhir “meringkas keputusan pada akhir meeting,” jelas Marrs. 

Tujuan yang Jelas 

Kunci kedua ini mungkin terdengar sederhana namun Marrs berpendapat bahwa “sungguh luar biasa betapa banyak meeting yang kita hadiri namun tidak mencapai tujuan tersebut,”

Inilah mengapa penting untuk merangkum tujuan di awal meeting. Sehingga perilaku anggota selama meeting dapat lebih efektif dan semua berjalan tetap pada jalurnya. 

Terakhir Marrs menyarankan Anda untuk menentukan tujuan yang realistis. Misalnya Pertimbangkan waktu meeting dengan tujuan yang ingin dicapai tersebut. Tidak masalah jika waktu meeting selesai lebih cepat dari yang seharusnya “Tidak ada yang akan keberatan jika Anda mencapai tujuan lebih awal dan memberikan waktu kembali,” pungkas Marrs.