Tips UMKM Indonesia: Pentingnya Menyusun Anggaran yang Efektif (Part 4/9)

JAKARTA - Dari sembilan tips pengelolaan usaha, yang cukup krusial untuk diperhatikan oleh usaha mikro kecil menengah (UMKM) di Indonesia adalah terkait dengan bagaimana caranya menyusun anggaran. Pemilik usaha diharuskan mengerti fundamental anggaran mulai dari apa saja yang harus disiapkan, dipahami, dan kemudian dibuat perencanaan anggaran yang efektif.

Bahkan, tak jarang sebagian besar UMKM terjebak bagaimana pemisahan anggaran ini, alias mencampuradukkan anggaran rumah tangga dan anggaran usaha. Padahal, ini adalah sesuatu yang sangat fundamental. Bagaimana menyusun anggaran ini erat kaitannya dengan kedisiplinan dalam pencatatan baik mulai dari modal, pemasukan, pengeluaran, utang piutang, dan lainnya.

Paham analisis, segmentasi, hingga perencanaan bisnis, itu baru sebuah langkah awal penyusunan dan pengelolaan sebuah usaha. Tapi tak bisa dipungkiri, karena pengaruh media sosial dan media yang begitu cepat, pemilik usaha kecil terkadang tak mau sabar. Harapannya mau usaha yang bertumbuh cepat atau seketika.

Kita sama-sama mafhum, sebuah usaha yang maju, berkembang, tentunya membutuhkan fondasi yang juga harus kuat. Fondasi kuat pun, kalau tidak diimbangi dengan pengembangan dan perubahan-perubahan mengikuti kebutuhan pasar, juga dapat terdirupsi alias ditinggal konsumen.

Karena konsumen yang sekarang tersebar sebagian besar sudah mulai cerdas. Mereka memiliki pilihan atau preferensi sendiri. Bukan hanya murah, akan tetapi memilih produk yang memahami kebutuhan mereka.

Tapi, nanti dulu, sebelum membahas pengembangan pasar lebih jauh, mari kita kembali ke soal bagaimana menyusun anggaran yang baik dan benar. Kemudian dilanjutkan ke tahap efektivitas pengelolaan anggaran.

• Daftar Gaji Pemain Bintang Eropa di Liga Arab Saudi dari Ronaldo Hingga Firmino
• 3 Pelajaran Berharga dari Buku The Art of Thinking Clearly
• Mengenal Yandex, Mesin Pencari Asal Rusia Pesaing Google dan Bing

Langkah Utama dan Prioritas

Berikut persiapan yang dibutuhkan dalam menyusun anggaran, pertama kali yang harus dilakukan pemilik usaha.

1.  Memahami tujuan dan prioritas usaha

Apa tujuan bisnis dan apa yang Anda targetkan dalam beberapa tahun ke depan. Apakah pemilik usaha hanya fokus ke peningkatan penjualan, pengurangan biaya, perluasan pasar, atau pengembangan produk baru. Fokus ini menjadi penting, dalam menyusun langkah yang relevan. 

Contohnya, tahun ini pemilik usaha adalah fokus ke peningkatan penjualan. Langkah yang harus mereka siapkan adalah menyusun target penjualan, ketersediaan barang yang diproduksi, metode harga untuk mendapatkan quantitas yang sesuai, hingga proses distribusi barang agar sampai di tangan konsumen dengan baik.

Dengan kualitas yang sesuai, ada harapan konsumen akan melakukan pembelian kembali yang diproduksi oleh UMKM. 

2. Buatlah data historis dari tujuan usaha tersebut

Mulai dari data keuangan dan operasional dari periode sebelumnya. Periksa pendapatan dan pengeluaran usaha Anda dalam beberapa bulan atau tahun terakhir. Dengan menganalisis data historis, Anda dapat mengidentifikasi tren dan pola yang akan membantu dalam membuat proyeksi keuangan yang lebih akurat.

Dengan data keuangan, tentunya dengan dibekali aplikasi laporan keuangan yang kini banyak tersebar di luar sana. Besar harapannya pemilik usaha UMKM memahami produk jenis apa yang paling laku dengan penyebaran penjualan yang paling banyak. 

Apalagi dengan dibantu demografi konsumen yang lebih terarah, ini menjadi peluang pemilik usaha untuk men aikkan nilai tambah produk dan membuat produk turunan dari produk yang paling laku.

Kemudian, dengan memahami kondisi ini, pemilik usaha menjadi paham, bagaimana menyusun pengeluaran, kini tidak lagi atas produksi produk yang tidak laku, melainkan memproduksi produk yang hanya dibutuhkan pasar.

3. Perkirakan pendapatan usaha

Analisis data historis dan faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis Anda. Dengan pemahaman atas produk yang paling laku, pemilik usaha akan dengan mudah membuat berapa proyeksi pendapatan untuk periode mendatang. Atau membuat proyeksi pertumbuhan atas produk apa saja yang dirasa sangat diterima pasar.

Perhatikan musim atau periode tertentu yang mungkin mempengaruhi peningkatan atau penurunan pendapatan. Data ini akan lebih mudah dianalisis saat pemilik usaha memiliki sistem pecacatan atau administrasi yang baik.

4. Buatlah rincian pengeluaran

Kemudian, yang paling menarik juga dipahami adalah bagaimana menyusn biaya yang akan dikeluarkan untuk memperoleh target pendapatan. Apa saja konsekuensi biaya yang akan timbul. Semakin rinci, semakin baik, termasuk biaya produksi, bahan baku, upah karyawan, biaya pemasaran, transportasi, sewa tempat usaha, dan lain-lain. 

Lebih baik dipastikan tidak ada biaya yang terlupakan agar anggaran lebih akurat. Dengan memahami proyeksi biaya, kondisi ini akan menjadi ruang buat pemilik usaha agar dapat membuat terobosan-terobosan promosi yang tidak akan menganggu target pendapatan perusahaan.

5. Tetapkan anggaran realistis

Pastikan anggaran yang Anda tetapkan realistis dan dapat dicapai. Dengan semakin rinci dalam menyusun anggaran, sehingga kondisi ini akan membantu kita agar tidak terlalu optimis dalam memperkirakan pendapatan atau terlalu memotong pengeluaran yang esensial. 

Ketika ruang untuk perubahan atau ketidakpastian dalam bisnis menjadi semakin kecil, proyeksi pendapatan menjadi semakin mendekati. Sekali lagi, manfaatkanlah banyak tools administrasi keuangan yang kini banyak bertebaran di luar sana. Atau bisa menggunakan aplikasi KasCerdas.id untuk Poin of Sales hingga laporan keuangan dan memanfaatkan mitme.id untuk sarana promosi dan pengembangan komunikasi yang terukur dalam pengembangan target pasar.

6. Siapkan dana darurat

Langkah ini adalah yang sangat dibutuhkan agar tidak terbebani dengan pembiayaan yang sangat-sangat urgent. Sisihkan sebagian keuntungan sebagai dana darurat untuk menghadapi situasi darurat atau mengatasi masalah tak terduga.  Atau dalam pengelolaan keuangan profesional disebut juga dengan dana cadangan, modal kerja tambahan, maupun untuk modal kerja. Dana darurat ini penting untuk menjaga likuiditas dan stabilitas keuangan UMKM Anda aman dalam kondisi emergency seperti kasus pandemi baru-baru ini.

7. Pantau dan evaluasi

Setelah anggaran disusun, lakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala. Bandingkan hasil aktual dengan anggaran yang telah ditetapkan. Jika ada penyimpangan, cari tahu penyebabnya dan ambil langkah-langkah korektif yang tepat.

8. Bagaimana menyiapkan keterlibatan tim

Jika Anda memiliki tim atau karyawan, libatkan mereka dalam penyusunan anggaran. Ajak mereka untuk memberikan masukan atau saran terkait bagian anggaran yang relevan dengan pekerjaan mereka. Tim yang terlibat akan lebih berkomitmen dalam mencapai anggaran yang ditetapkan.

Terkadang Sebagian besar pemilik usaha tidak memikirkan bagaimana mengembangan usaha dan membangun tim usaha yang tangguh. Melainkan, hanya menjalankan sendiri karena banyaknya kekhawatiran-kekhawatiran atau memang belum memahami bagaimana menyiapkan usaha ini harus berkembang pesat.

9. Fleksibilitas dan penyesuaian

Perlu diingat bahwa anggaran tidaklah kaku. Jika ada perubahan kondisi pasar, permintaan pelanggan, atau faktor lain yang mempengaruhi bisnis Anda, bersikaplah fleksibel dan siap untuk menyesuaikan anggaran secara bijaksana.

Semoga dengan pemahaman yang mendalam ini, pemilik UMKM paham bagaimana dalam menyiapkan, mengelola, hingga mendorong bisnis mereka tetep tumbuh sesuai dengan proyeksi yang sudah mereka buat.

Silakan ikuti pembahasan Tips UMKM Indonesia berikutnya di halaman Kolom TrenAsia.com:  

“Pengusaha Hebat Paham soal Analisa Pasar SWOT (Part 1/9).”

“Segmentasi Pasar Agar Produk Tepat Sasaran (Part 2/9).”

"Berkembang Cepat dengan Perencanaan Bisnis yang Terukur (Part 3/9)."

“Transpormasi yang Sebenar-benarnya Digital (Part 5/9)”